秘书处办公管理条例

秘书处办公管理条例


第六章 秘书处办公管理条例

                                                                              

      遵循“规范、务实、高效”的理念。以制度规范秘书处办公管理,努力提高整体工作效率,减少资源耗费,降低成本,实现日常办公作业的程序化、规范化、标准化。

秘书处办公管理的主要内容包括:办公用品管理、办公文档管理、文件管理、印鉴管理、beplay安卓邮发管理、办公环境管理、beplay安卓资源管理、beplay安卓经济创收奖励办法等。

 

 

 

办公用品管理

                                                                              

(一) 办公用品包括:

1、耐用品:

①办公家俱类,如:各类办公桌、办公椅、会议椅、档案柜、沙发、茶几、电脑台、保险箱及室内非电器类较大型办公陈设等。

②办公设备类,如:电脑、电话、传真机、复印机、打印机、碎纸机、电视机、摄像机、幻灯机、照相机、电子消毒碗柜、音响器材及相应耗材等。

2、低值易耗品:

①办公文具类,如:铅笔、胶水、单(双)面胶、图钉、回形针、笔记本、信封、便笺、签字笔、白板笔、萤光笔、涂改液、剪刀、钉书钉、复写纸、大头针、纸类印刷品等。

②生活用品,如:面巾纸、纸球、烟酒、茶具等。

(二) 管理部门

办公室是beplay安卓办公用品归口管理部门,负责审核及监控各部门办公用品的申购及使用情况,负责办公用品的验收、发放和管理等工作。

(三) 办公用品采购、费用控制及申领流程

1、beplay安卓各部门负责人制定每月办公用品计划及预算,经办公室审核汇总后报会长或秘书长或办公室负责人批准,并指定专人负责采购,购入的用品必须附有合格证(一般用品不需要),采购时应做到价格合理、数量适中、品种满足工作需要。

办公用品(耐用品)统一由办公室填写“办公用品购置需求表” 负责申购,经办公室负责人确认,报秘书长审批同意后方可购置使用;

办公用品(低值易耗品)由各部门填写“办公/生活用品申领计划表”(各部门每月2日前),部门负责人确认,办公室负责人审批同意后购置使用。

2、采购人员、保管员收货时要当面点清数目,检查用品是否完好、短缺或损坏。如发现实物与入仓单数量、规格不符,应向购货人提出并通知有关负责人;

对采购物品存放必须按类别、品种、规格、型号分别设帐,所有账册、账单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改;

3、工作人员领取一般用品,直接向用品保管员领取并签字。新聘人员的办公用品,办公室根据各部门安排意见,负责为其一次性配备。

(四) 本着实事求是,严控成本的原则,办公用品申购实行费用预算制度,财务负责对办公用品费用的预测与监控。

(五) 使用部门和个人负责办公用品的日常保养、维护及管理。

(六) 办理辞职或辞退手续时,要按规定退还上述物品。

 

 

 

 

 

 

 

 

beplay安卓公文管理

                                                                              

 beplay安卓公文,是传达贯彻党和国家的方针政策、请示和答复问题、指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,必须认真做好公文处理工作。 爲了公文处理工作规范化、制度化,结合beplay安卓的实际情况,特制定本文件管理办法。

(一)公文主要种类有:

1、请示

请上级指示和批准,用“请示”。

2、报告

向上级机关汇报工作,反映情况,用“报告”。

3、指示

对下级机关布置工作,阐明工作活动的指导原则,用“指示”。

4、布告、公告、通告

对公衆公布应当遵守或周知的事项,用“布告”。

向国内外宣布重大事件,“用公告”。

在一定范围内公布应当遵守或周知的事件,用“通告”。

5、批复

答复请示事项,用“批复”。

6、通知

传达上级的指示,要求会员办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文,用“通知”。

7、通报

表扬好人好事,批评错误,传达重要情况以及需要所属各单位知道的事项,用“通报”。

 8、决定、决议

对某些问题或者重大行动作出安排,用“决定”。

经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。

9、函

平行的或不相隶属的单位之间互相商洽工作,向有关主管部门请示批准等询问和答复问题,用“函”。

10、会议纪要

传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行的,用“会议纪要”。

(二)公文制作

1、本制度所指公文为beplay安卓对外的请示、报告及其它文书,对内的以beplay安卓名义发布的各类正式文件;

2、beplay安卓公文起草、打印等工作由办公室负责;各部门所需打印的公文,草拟后经部门负责人签字,交办公室统一核稿、校对、编辑与打印并登记存档(文字档案、电子档案)。

(三)公文收发管理

1、公文的阅批与分转

①凡正式文档均需beplay安卓办公室主任根据文档内容和性质阅签后,由办公室秘书分送承办部门阅办,重要文档应呈送beplay安卓秘书长亲自阅批后,再分送承办部门阅办。为避免文档积压误事,一般应在当天阅签完,紧急文档要即阅即办;

②一般信函、电传、单据等,直接由办公室主任分转处理。如涉及几个部门会办的文档,应同主办部门联系后再分转处理。

2、文件的传阅与催办

①传阅文档应严格遵守传阅范围和保密规定,不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文档不得向外泄露内容;

②阅读文档应抓紧时间,阅完后应及时将文档交还办公室秘书,切忌横传。阅批文件后应签名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”,办公室应责成有关部门和人员,按文件所提要求和领导批示办理有关事宜;

③办公室秘书对文档具有催办检查与督促责任,承办部门接到文档、信函、电传,应立即指定专人办理,不得将文件无故积压。

3、beplay安卓发文管理

①以beplay安卓名义上报或下发的正式文档,由办公室统一负责,其它部门不得随意自行向上或向下发送正式文档;

②beplay安卓各部门需要向上反映、汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文,应向办公室提出申请,并将文档底稿交办公室审核,按机构设置与业务分工关系,以beplay安卓办公室名义统一发文。

4、beplay安卓发文范围

①凡以beplay安卓名义发出的文件、通告、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报,均属发文范围;

②以beplay安卓名义下发文档主要用于

公布beplay安卓的规章制度

转发上级文档或根据上级文档精神制订的beplay安卓文件

公布beplay安卓体制机构变动或干部任免事项

公布beplay安卓重要计划、管理、福利等的重大决定

发布有关奖惩决定和通报;

③beplay安卓上行文、外发文主要用于对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定,同平级单位联系有关beplay安卓的重大宣传、合作、供应、建设、经营、管理工作等事宜;

④在beplay安卓的日常工作中,有关宣传、合作、供应、建设、经营、管理工作、传达上级指示等事项,应按有关制度办理,经beplay安卓秘书长批准后,由分管部门的负责人书面或口头通知执行,一般不用beplay安卓名义发布;

⑤各部门如开专题会议所作决定,一般都不应发文,可以部门名义用《工作简讯》发会议纪要;

⑥各部门与外单位发生的一般业务联系,可用部门名义对外发函(应各自编号备查)不用beplay安卓名义发文。

5、发文程序与要求

①beplay安卓各部门需要发文,应事先向beplay安卓秘书长提出申请,批准后由主办部门草拟文档初稿;

②草拟文稿必须从beplay安卓角度出发,做到情况确实、观点鲜明、条理清晰、层次分明、文字简练、标点符号正确、书写工整。严禁使用铅笔、圆珠笔、红墨水和彩笔书写;

③文稿拟就好后,拟稿人应填附发文稿纸首页,详细写明文档标题、发送范围、印刷份数、拟稿部门与拟稿人,并签名、盖章、标定日期和密级;

④beplay安卓办公室对文稿进行审查和修改,对涂改不清、文字错漏严重、内容不妥、格式不符的文稿,应退回拟稿部门重新拟稿;

⑤修改后的文稿,送部门负责人核稿(对文稿内容、质量负责)签字,需会签的文稿,应在送审前送会签部门会签;

⑥文稿审核会签后,按批准许可权限规定分别呈送beplay安卓会长或秘书长审批并签发;

⑦经领导批准签发后的文稿,由办公室安排打印并按数印刷。文档清样应由拟稿人校对并在发文稿上签名。

6、beplay安卓公文签收

①beplay安卓公文的签收由办公室指定专人负责,在签收和拆封时,办公室秘书均需注意检查封口和邮戳,对开口和邮票撕毁函件应拒绝签收;

②对上级来文拆封后应及时附上 “文档处理传阅单”,并分类登记编号、保管。须由会长或秘书长承办或对应的亲启文档,在会长或秘书长启封后,应分别交办公室秘书办理正常手续;

③beplay安卓外出人员带回的文档及资料,应及时分别送交办公室秘书进行登记编号保管,不得个人保存。

 

 

 

 

 

beplay安卓文档资料管理

                                                                              

 

(一)资料归档范围

1、重要会议材料:包括会议的通知、报告、决议、纪要、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

2、上级机关发来与本beplay安卓有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。

3、本beplay安卓对外正式发文与有关单位来往的文书。

4、本beplay安卓的请示与上级机关批复。

5、本beplay安卓反映主要职能活动的报告、总结等。

6、本beplay安卓各种工作计划、请示、报告、总结、批复、简报、会议记录、统计报表。

7、信访工作材料,有关法律维权工作各种文稿,法律维权活动开展的项目等。

8、本beplay安卓与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

9、本beplay安卓干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。

10、本beplay安卓职工劳动、工资、福利方面的文件材料。

11、本beplay安卓历史沿革、大事记及反映本beplay安卓重要活动的剪报、照片、录音、录像等具有保存或参考价值的文件材料。。

(二)文档管理

分类管理、专人负责、明确责任、确保安全。要保证原始资料及单据齐全完整,确保密级文档安全。遵守保密守则,搞好各类文档(文字材料、电子文档)的登统、保存与分类管理。

(三)文档借阅

1、会长、常务副会长、秘书长、部门负责人借阅非密级档案可通过办公室秘书办理借阅手续直接提档;beplay安卓其他人员需借阅非密级档案时,需经办公室负责人意后方可办理借阅手续;

2、会长、常务副会长、部门负责人等借阅密级档案时,需经秘书长批准许可后并办理借阅手续;

3、借阅档案必须爱护,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由会长或秘书长批准方可摘录和复制,一般内部档案由部门负责人批准方可摘录和复制。

(四)档案销毁

1、任何部门或个人非经允许无权随意销毁beplay安卓档案材料;若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经会长或授权秘书长批准后方可销毁,一般内部档案,须经beplay安卓办公室负责人批准后方可销毁;

2、经批准销毁的beplay安卓档案,应由档案管理人员认真填写、编制销毁清单,有专人监督销毁。

 

 

 

 

印鉴管理

                                                                               

(一)beplay安卓的印鉴由秘书长或指定的专人负责保管。

(二)beplay安卓印鉴使用原则

1、beplay安卓对外发出的请示、报告、决议、通知、总结,经beplay安卓会长或秘书长审阅批准,管理印鉴人方可盖章;

2、beplay安卓对外签订的协议、合同、委托书,经beplay安卓秘书长审阅后报会长批准,管理印鉴人方可盖章;

3、beplay安卓与外界的工作联系函,经beplay安卓秘书长审阅批准后,管理印鉴人方可盖章;

4、beplay安卓所有需要盖印鉴的介绍信及对外开出的任何公文,应统一编号登记,以备查询,存档。

5、违反印鉴管理规定造成的后果由直接责任人员负责;

(三)beplay安卓一般不允许开具空白介绍信,证明如因工作需要或其他特殊情况确需开具时,必须经秘书长签批方可开出。持空白介绍信外出工作回来必须向beplay安卓汇报其介绍信的用途,未使用的必须交回。

(四)盖章后出现的意外情况由批准人负责。

 

 

 

 

 

 

 

beplay安卓邮发管理

                                                                              

(一) 办公室统一负责管理各部门邮发信件、邮件。所有公发信件、邮件由办公室收发员登记后负责寄发;

(二) 办公室根据各部门需要制订报刊、杂志、资料等订阅计划,报秘书长批准后,办理有关订阅手续;

(三) 凡因公需要挂号信函或特快专递信函,须经部门负责人批准,beplay安卓办公室登记后方可邮发;

(四)beplay安卓发行的“粤商”刊物,由宣传部负责管理、发放与邮发。

 

 

 

办公环境管理

                                                                              

(一)工作人员每天上班前应进行办公环境的保洁工作,下班前整理办公环境,办公桌上摆放物品简洁、整齐,

(二)办公区内洁净有序,不任意悬挂、张贴物品;

(三)办公区内除会客室外严禁吸烟。

(四)爱护办公区域内观景植物,指定专人定期养护与浇水

 

 

 

 

beplay安卓资源管理

                                                                              

(一)beplay安卓资源是beplay安卓的财富,归beplay安卓所有;

(二)beplay安卓资源包括beplay安卓的信息、人才资源、智慧、网络、关系以及因beplay安卓而产生的机遇等;

(三)beplay安卓资源的开发与使用权在beplay安卓。任何会员不得私自以beplay安卓名义开发、使用beplay安卓资源;

(四)凡需利用beplay安卓资源进行生产经营的,必须经beplay安卓同意许可并登记方能实施,并向beplay安卓缴纳一定资源费;

(五)利用beplay安卓资源获取利润应按销售额1-5﹪向beplay安卓缴纳资源费;

(六)因beplay安卓的服务、帮助和支持而获得利润或是减少损失的,按获得利润或减少损失数额的5—20﹪向beplay安卓缴纳服务费;

 (七)beplay安卓支持、保护会员依法按规开发、利用beplay安卓资源;凡因违法违规行为造成不良后果责任自负,beplay安卓并将追究其经济责任,按销售额的30—50﹪收取资源费。

 

 

 

 

 

 

 

 

beplay安卓经济创收奖励办法

                                                                               

beplay安卓的活力,在于开展正常的活动。正常活动必须要有足够的经费保障,除会费和会员单位捐款以外,beplay安卓要积极开展创收活动。

beplay安卓经济创收,是指beplay安卓会员和工作职员为beplay安卓创办、经营企业,通过服务、征集广告费和赞助(包括现金和物资),为beplay安卓创造的经济收益。凡因此为beplay安卓创收,beplay安卓将按规定给予适当奖励。

 (一)为beplay安卓创办企业、经营企业所得的分配,按协议规定办理;其完成任务后的超额部分,beplay安卓按20%奖励相关人员;

(二)通过服务使会员企业获得收益或减少损失,受益方如向beplay安卓交纳服务费,beplay安卓可按收取服务费的10—30%奖励相关人员;

(三)因beplay安卓活动、网站和会刊、报纸及其他栽体征集广告、赞助的收入经费,beplay安卓按所得经费的25%奖励相关人员;

(四)凡属赞助物资,均按出厂价计算价值,beplay安卓按赞助物资价值的20%的物资奖励相关人员;

(五)本规定未涉及的创收奖励,按照上述相关规定执行;

(六)以上经费和物资的奖励,应在所得经费到达beplay安卓帐户、所得物资到达beplay安卓库存之后实施;

(七)所得奖励,均含个人所得税。